まいぷれ伏見区 営業スタッフの ささやん です。

メールコミュニケーション

コミュニケーションの基本は、「相手」のことを考えることです。その上で、メールならではの特色をよく理解し、うまく使うようにしなければなりません。
メールを使うときのマナーや注意点について学習しましょう。

（1）メールコミュニケーションの特徴

メールは、パソコンやスマートフォンなど、さまざまな環境で利用されるコミュニケーション手段です。そのため、相手の利用環境や状況によっては、送信した内容が正しく伝わらない場合があります。メールを適切に活用するためには、その特徴や注意点を理解しておくことが大切です。

また、メールは複数のコンピューター（サーバー）を経由して相手に届く仕組みになっています。そのため、送信者と受信者だけでなく、途中の通信環境も含めた一定のルールやマナーを守ることで、正確かつ円滑な情報伝達が可能になります。

① 即時性

メールは手紙と異なり、送信後すぐに相手へ届けられるため、リアルタイムに近いやり取りが可能です。ただし、通信環境やサーバーの状況によっては、送信や受信に時間がかかる場合もあります。

② 好きなときに読める

電話のように受信した瞬間に対応する必要がなく、受信者は自分の都合の良いタイミングで内容を確認できます。一方で、相手がいつメールを読むかは分からないため、迅速な返答が必要な連絡には適さない場合があります。

③ 保存性

メールはデジタルデータとして保存できるため、過去のやり取りを簡単に記録・管理できます。必要に応じて何度でも内容を確認できることは、大きなメリットの一つです。

④ 気軽に送信できる

メールは手紙やFAXと比較して作成や送信の手間が少なく、低コストで利用できます。そのため気軽に送信できる反面、内容を十分に確認せずに送信してしまい、誤解やトラブルを招くこともあります。送信前には内容をよく確認することが大切です。

⑤ 画一的である

メールでは手書き文字ではなく電子的な文字が表示されるため、文字のかすれや癖字による読み間違いを防ぐことができます。

一方で、手書き文字のような温かみが伝わりにくく、場合によっては冷たい印象を与えることがあります。また、表情や声の調子が伝わらないため、表現によっては誤解を招く可能性があります。内容に応じて、言葉遣いや語尾の表現に十分配慮しましょう。