まいぷれ伏見区 営業スタッフの ささやん です。

ファイルをやり取りする
パソコンで作成したファイルの内容を他者に見てもらう場合、印刷して見せる方法や、ファイルをそのまま相手に渡す方法があります。
ファイルを他者とやり取りする方法と注意点について学習しましょう。

（１）ファイルをやり取りする方法
ファイルを他者とやり取りする方法としては主に下記の方法が使われています。
１）USBメモリなどの記録メディアを用いてやり取りする
２）メールにファイルを添付する
３）クラウドサービスを用いる
４）ネットワークの共有フォルダーを用いる

（ワンポイント）

1. クラウドコンピューティングとは
サーバー管理を専門業者に委託する流れから生まれた仕組み。

利用者はインターネット経由で、どこで誰が管理しているか分からないサーバーを必要なときに利用できる。

必要な場所・タイミングでデータやアプリを使え、管理負担も軽減される。

2. 利用に伴うリスク
インターネットが使えないとデータにアクセスできない。

管理場所が不明なため、機密情報の保存には不安が残る。

無料サービスでは広告収入のため、メール内容などが自動分析される可能性がある。

長期間ログインしないとデータ削除、サービス終了などの可能性がある。

共有設定や閲覧制限を誤ると情報漏えいにつながる。

（２）ファイルをやり取りする際の注意点
１）ファイルサイズ
ファイルを他者とやり取りする際には、できる限りファイルサイズは小さくしましょう。

① 記録メディア
USBメモリなどのメディアでファイルのやり取りをする場合には、メディアの空き容量を把握しておかなければなりません。
メディアの空き容量は「エクスプローラー」から確認できます。
例えばUSBメモリは「エクスプローラー」では「USBドライブ」として表示されます。
この「USBドライブ」の「プロパティ」を見てみましょう。
メディアの中にあとどれくらいのファイルを入れることができるかは、「空き領域」を見れば分かります。

② メールの添付ファイル

メールでファイルを送る際は、添付ファイルのサイズに注意が必要。
メールサーバーには容量制限があり、大学やプロバイダーごとに上限が異なる。
大きすぎるファイルを添付すると、送受信ができない場合があるため、普段利用しているメールサーバーの容量を事前に確認しておくことが重要。

③ ファイルの圧縮
ファイルを圧縮するごとでサイズを減らすことができます。
ファイルを圧縮するためのツールはたくさんありますが、ここではWindows10の標準機能を用いて、ZIP形式で圧縮する方法を紹介します。

１．圧縮したいファイルを選んで右クリックし、＜送る（N）＞―＜圧縮（ZIP形式）フォルダー＞を選ぶ

２．ファイルが圧縮された、ZIP形式のファイルができる。

複数ファイルをまとめて圧縮すると、ZIP形式の1つのアーカイブファイルとして保存される。
ワープロ文書などは多くの場合、圧縮によってサイズを大きく減らせる。
ただし、ファイルの種類によっては逆にサイズが増える場合もあるため、圧縮効果は一律ではない。

２）ファイルの種類

ファイルをやり取りする際は、相手がそのファイルを開ける環境を持っているかを確認することが重要。
Excelなど特定ソフトで作成したファイルは、相手のパソコンに同じソフトが入っていなければ開けない。
また、同じソフトでもバージョンが異なるとレイアウト崩れなどの表示トラブルが起きることがある。
そのため、送信前に相手が使っているアプリケーションの種類やバージョンを事前に確認しておく必要がある。

（ワンポイント）
★CSV形式（Comma Separated Values）
表形式のデータをやりとりするとき、Excelなど特定のアプリケーションソフトがパソコンに入っていなくても、問題なくデータを閲覧できるファイル形式として「CSV形式」のファイルがあります。
「CSV形式」のファイルはExcelだけでなく、メモ帳など多くのアプリケーションソフトで内容を閲覧することができます。ただし、罫線やグラフなどは「CSV形式」のファイルとして保存することはできません。